전화벨 소리만 들리면 긴장하는 신입사원을 위한 업무 전화 제대로 받는 법 📞 (업무용 전화기 사용법, 업무 통화 매너)

 

안녕하세요! 💙
올인원 업무플랫폼 다우오피스입니다.

 

📞 '따르르릉...'

😔 '나에게 걸려온 전화잖아? 실수하면 어떡하지...'

 

울리는 전화벨 소리, 듣기만 해도 긴장되신다구요?

 

최근 많은 직장인 사이에서 '콜 포비아'라는 현상이 나타난다고 해요!

콜 포비아란, 전화 통화에 대한 극심한 두려움이나 불안을 의미합니다.

사람들은 전화 통화를 피하려 하고, 전화로 대화하는 것이 큰 스트레스가 되는 현상이죠.

 

메일, 메신저로도 많은 업무 커뮤니케이션이 이루어지지만,

업무를 처리하다 보면 전화를 통한 커뮤니케이션도

빼놓을 수 없다는 것을 알게 될 거예요.

 

업무 전화는 어떻게 걸고, 받아야 할지 걱정인 신입사원분들을 위해!

다우오피스가 업무 전화 잘 받는 방법을 차근차근 알려드릴게요. 😌

---

 

[목차]

1. 사용할 전화기 사용법 미리 숙지하기!

2. 전화기 옆에 꼭 있어야 하는 '이것'!

3. 업무 전화 시 꼭 지켜야 하는 매너!

4. 다우오피스를 활용한 업무 전화 응대 꿀팁!

 

1. 사용할 전화기 사용법 미리 숙지하기!

입사 첫날부터 전화기를 사용해야 해서 걱정되시나요?

우선, 여러분 자리에 놓인 전화기 사용 방법부터 차근차근 익혀보도록 합시다!

 

 

대부분의 업무용 전화기는 위의 사진과 비슷하게 버튼이 많은 모양일 테니 참고하세요!

신입사원 여러분이 기본적으로 꼭! 익히셔야 할 기본 기능은 '돌려주기, 당겨받기' 기능입니다.

 

📞 돌려주기: 내가 받은 전화를 다른 사람에게 주기
 - 통화 상태에서 [돌려주기] 버튼 누르기 → 전화를 돌려 줄 곳의 [내선번호] 누르기 → 수화기 내려놓고 통화 종료
 - 통화 상태에서 [돌려주기] 버튼 누르기 → 전화를 돌려줄 곳의 [내선번호] + '#' 또는 '*' 누르기 → 수화기 내려놓고 통화 종료

📞 당겨받기: 다른 사람의 전화를 내 전화기로 받기
 - 수화기 들기 → [당겨받기] 버튼 누르기
 - 수화기 들기 → '*' 버튼을 한 번 or 두 번 누르기

 

돌려주기 기능은 업무 전화를 받을 때 신입사원 여러분이 처리해야 하는 경우보다,

다른 담당자에게 전화를 연결해야 할 일이 많으므로 꼭 알아야 합니다.

 

처음에는 익숙하지 않겠지만, 여러 번 업무 전화를 돌리다 보면 눈에 익는 번호가 있을 텐데요!

자주 사용하는 내선 번호를 기록해 눈에 잘 보이는 곳에 두면, 실수 없이 전화를 돌릴 수 있을 거예요. 🤗

 

당겨받기 기능 역시 같은 팀 담당자분이 자리를 잠시 비우셨거나, 많은 업무로 인해 전화를 받지 못하는 상황에서

전화를 당겨 받고 전달할 일이 있기 때문에 알아야 합니다.

 

돌려주기와 당겨받기를 모두 마스터하셨다면, 추가로 알아두어야 할 업무 전화 기능을 더 소개해 드릴게요!

📞 재다이얼: 마지막에 통화한 번호로 다시 전화 걸기
 - 수화기 들기 → [재다이얼] 버튼 누르기

📞 착신전환: 내 자리의 업무용 전화기에 걸려온 전화를 휴대전화 등 다른 전화기로 연결하기
 - [수신전환] 버튼 누르기 → 전환할 번호 입력하기 → [확인] 버튼 누르기
 - 수화기 들기 → ['*' + 88 + '#' + 착신번호] 누르기 → 수화기 내려놓기
 - 착신해제: 다시 [수신전환] 버튼 누르기 or ['#' + 88 + '#']

 

* 위에서 소개해드린 모든 방법은 사용하시는 전화기 모델과 상이할 수 있으니, 사용하는 전화기의 기능을 꼭 확인하세요!

 

2. 전화기 옆에 꼭 있어야 하는 '이것'!

지금까지 글을 읽어보시면, 생각보다 나에게 걸려 오는 전화보다

다른 담당자에게 넘겨주거나 대신 받아야 하는 경우가 많다는 것을 느끼셨을 것 같아요.

그래서 전화기 옆에 꼭 있어야 하는 '이것'!

 

바로 '필기도구' 입니다! 📝

 

 

업무 전화의 내용을 모두 기억할 수 있을 것 같지만, 수화기를 내려놓자마자 기억은 점점 사라질지도 몰라요. 😅
익숙하지 않은 내용이라면 더더욱 그렇죠!

전화기 옆에 항상 메모지나 수첩, 필기구를 비치해 두고 전화의 내용을 기록해 보세요!
전화가 걸려 온 곳, 용건, 회신 드려야 할 연락처와 기한, 특별히 강조한 중요한 내용 등을 적으면 좋아요.

담당자님에게 업무 전화의 내용을 구두로 간략하게 설명해 드리면서 기록한 내용을 함께 전달해 드리고,
부재중 시간이 길어질 때 회사 메신저로도 전달해 드리면 더욱 좋습니다. 👍🏻

업무 전화 목적이 아니더라도 신입사원에게 '필기도구'는 필수이기 때문에,
업무 내용을 자주 기록하는 습관을 들여 보세요!

 

3. 업무 전화 시 꼭 지켜야 하는 매너!

업무 전화를 걸고 받을 때, 기본적으로 꼭 지켜야 하는 매너 3가지를 알려드릴게요.

 

 

통상 대부분의 전화는 📞 "여보세요?" 라고 시작하지만, 업무 전화는 NO!

업무 전화를 받을 때는, 먼저 본인의 소속과 이름을 밝혀야 해요.

 

전화가 걸려온 곳을 파악하기 위해 상대방의 소속과 성함도 파악해야 합니다!

 

전화가 걸려온 용건을 파악하고, 위에서 알려드린 메모 방법으로 내용을 간략히 기록해 두세요.

전화를 당겨 받았을 경우에는 무조건 꼭! 메모해둡시다.

별도로 중요하게 강조해야 할 내용이 있다면 역시 기록해두세요. (신입사원이라면 메모를 습관화합시다! 😉)

 

다다 과장님이 잠시 자리를 비우신 사이에 걸려온 전화! 피우 사원이 전화를 당겨 받게 되었어요.

신입 피우 사원이 업무 전화를 잘 받는지 함께 살펴봅시다! 🔍 

 

 

✔ 대신 받았습니다. DO마케팅팀 피우 사원입니다.

: 대신 당겨 받은 전화에서 대신 받았다는 말과 함께 본인의 소속과 이름을 잘 밝혔어요! 피우 사원이 먼저 소속과 이름을 말한 후 자연스럽게 통화가 걸려 온 상대방의 소속과 이름을 알 수 있었어요.

 

✔ 다다 과장님께서 잠시 자리를 비우셔서, 내용 말씀해주시면 메모 남겨드리겠습니다.

: 개인적인 상황을 자세히, 그대로 전달하는 것은 금물! 다다 과장님께서 잠시 자리를 비우신 상황을 언급 후, 메모를 남겨드리겠다는 내용까지 잘 언급했어요.

 

✔ 감사합니다. 메모 전달해 드리도록 하겠습니다. 좋은 하루 보내세요.

: 감사 인사를 포함한 통화 마무리까지 잘 끝냈어요! 이후 상대방 측에서 추가로 말씀하실 사항이 있을 때도 있어요. 먼저 걸려 온 전화는 상대방이 먼저 끊을 때까지 기다리는 것이 예의! 먼저 끊지 않도록 주의합니다.

 

 

4. 다우오피스를 활용한 업무 전화 응대 꿀팁!

업무 전화를 받는 것도 어려운데... 준비물도 챙겨야 하고, 기록도 해야 한다고요? 😭

업무 전화를 잘 응대할 수 있도록 도와줄 다우오피스 기능을 소개해 드릴게요!

 

다우오피스를 활용한다면, 신입사원 여러분의 업무 부담을 덜어줄 수 있을 거예요.

 

💡 주소록에서 빠르게 조직도 확인하고, 손쉽게 업무 전화 돌려주기!

조직도로 간편하게 연락처를 확인할 수 있는 다우오피스 주소록

✔ 조직도 가져오기: 같은 회사의 동료라면 직접 연락처를 묻고 추가할 필요 없이, [조직도 가져오기] 기능을 활용할 수 있어요. 조직도에 등록된 동료의 연락처를 내 주소록으로 쉽게 등록할 수 있습니다.

✔ 아웃룩 연동: 다우오피스와 아웃룩과의 연동도 가능해서, 연락처를 쉽게 가져오거나 내보낼 수 있어요.

 

💡 담당자님의 메신저 접속 여부 확인 후, 통화 내용 빠르게 전달하기!

언제 어디서나 빠른 소통과 협업이 가능한 다우오피스 메신저

 

✔ 화면 캡쳐/붙여넣기: 공유가 필요한 화면은 바로 캡쳐/붙여넣기 할 수 있어요. 간편하게 캡쳐 이미지 전송이 가능하여 빠르게 소통할 수 있어요. 

✔ 잘못 보낸 메시지 삭제: 실수로 메시지나 첨부파일을 잘못 보냈다면, 확인 여부에 상관없이 바로 삭제할 수 있어요.

✔ 접속 상태 확인 및 읽음 여부 표시: 동료의 메신저(PC/모바일) 접속 및 메시지 읽음 여부를 확인할 수 있어, 효율적으로 의사소통할 수 있어요.

 

---

 

회사 생활에서 피할 수 없는 업무 전화!

업무 전화기 사용 방법부터, 필수 준비물, 업무 전화 매너까지

다우오피스가 모두 알려드렸어요.

 

업무 전화가 처음이라 많은 걱정이 되겠지만,

필요한 내용은 꼼꼼하게 메모하고 업무 전화 필수 매너를 잘 지킨다면

금방 적응하실 수 있을 거예요. 😎

 

다우오피스는 주소록, 메신저뿐만 아니라

더욱 중요한 업무에 집중할 수 있도록 돕는 다양한 기능을 제공하고 있어요.

 

현재 50% 할인 + 100GB 무료 제공 이벤트로 합리적인 도입이 가능하니,

효율적인 업무를 시작하고 싶다면 지금 바로 아래 배너를 통해 문의해 주세요!

▼

▲ 다우오피스 도입문의