작은 습관으로 2배 높은 성과 만드는 법 💡 반복되는 업무 실수 줄이는 노하우 5가지

 

안녕하세요! 💙
올인원 업무플랫폼 다우오피스입니다.

 

😥: "아직도 자꾸 업무 실수를 해서 걱정이에요.
어떻게 하면 실수를 줄일 수 있을까요?"
이런 고민을 하는 여러분을 위해 준비한 오늘의 콘텐츠!

누구나 처음부터 완벽하게 업무를 처리하기는 어렵죠.
긴장도 되고, 익숙하지 않은 업무라면 실수가 생기기 마련입니다.

특히 반복되는 업무 실수는 업무 효율성과 성과에 영향을 줄 수 있기 때문에
최대한 줄이기 위한 노력이 필요하죠.

실수를 줄이는 작은 습관 5가지와
만약 실수를 했을 때 어떻게 현명하게 대처할 수 있는지,
다우오피스가 쉽고 자세하게 알려드릴게요! 😎

 

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[목차]

1. 업무 처리 후 검토 시간 늘리기
2. 멀티 태스킹 피하기
3. 적극적으로 질문하기
4. 업무 체크리스트 만들기
5. 규칙적인 휴식 시간 가지기

 

1. 업무 처리 후 검토 시간 늘리기

빠른 업무 처리, 물론 중요하지만 정확한 일처리 또한 매우 중요하죠!

업무를 빠르게 끝냈다고 하더라도 수정해야 하는 부분이 생긴다면, 그 부분을 해결하기 위한 업무 시간은 늘어나게 됩니다.

그렇기 때문에 업무 처리 완료 전, 일정 시간을 두고 다시 확인하는 습관이 매우 중요합니다!

 

 

업무를 하면서 동시에 오타 등 작은 실수들은 바로 잡아내기 어려운 경우가 많아,

업무 처리 이후 검토만을 위한 시간을 따로 설정해서 확인하는 과정이 필요합니다!

검토 시에는 세부적인 부분까지 꼼꼼히 점검해야 해요.

오타, 숫자, 문장 구조 등을 시간을 두고 검토하면, 놓쳤던 실수를 발견할 확률이 높아집니다.

 

✨ 스스로 실수를 발견하기 어렵다면, 함께 일하는 분들에게 검토를 부탁하는 것도 효과적이에요!

 

 

2. 멀티 태스킹 피하기

혹시... 업무를 빨리 끝내고 싶은 마음에 여러 업무를 동시에 처리하고 계신가요?

여러 업무를 동시에 처리하는 '멀티 태스킹'은 집중력이 분산될 수 있어 실수가 증가할 수 있어요.

 

 

한 번에 한 가지 업무에 집중하면 완성도를 높일 수 있어요!
업무 우선순위를 정해 순차적으로 처리해 보세요.

 

✨ 집중력을 높이기 위한 환경 조성을 조성하면 큰 도움이 됩니다.

방해 요소 차단을 위해 책상 주변을 깔끔하게 정리한다거나, 불필요한 PC 및 핸드폰 알림을 꺼놓아 보세요.

 

 

3. 적극적으로 질문하기

'이렇게 하는 게 맞을까? 혹시 아니면 어떡하지...'

라고 걱정한 경험이 있으신가요?

 

실수를 미리 예방하기 위해서, 업무를 진행하는 과정 중 모호하거나 이해가 안 되는 부분은 바로 선배님께 여쭤보는 것이 좋아요!
확실하지 않은 업무를 혼자 해결하려다 보면, 오히려 실수가 커질 수 있기 때문입니다. 😣

 

질문을 통해 정확한 업무 지시 방향을 파악할 수 있어 실수할 확률이 줄어들죠. 
적극적인 소통이 크고 작은 실수를 예방하는 데 큰 도움을 준답니다.

 

✨ 다우오피스의 tip! 언제 어디서나 소통 가능한 다우오피스 메신저를 활용해 보세요!

 - Today: 오늘의 일정을 한눈에 파악할 수 있는 Today로 캘린더, 메일, 전자결재 등을 확인하여 실수 방지 가능! 해야 할 업무를 꼼꼼하게 확인할 수 있어요.

 - 화면 캡쳐/붙여넣기: 업무를 하다가 모르는 화면이 나왔다면? 공유가 필요한 화면을 바로 캡쳐 및 붙여넣기 할 수 있는 다우오피스 메신저로 해결 가능하죠. 간편하게 화면을 전송할 수 있어 신속한 질문과 소통을 할 수 있어요.

 - 대화 내용 검색: 채팅방에서 주고 받은 대화 내용을 검색할 수 있어, 이전에 질문했던 내용을 손쉽게 다시 찾아볼 수 있어요!

 

 

4. 업무 체크리스트 만들기

보고서 작성 시 자꾸만 특정 항목을 빼먹거나, 데이터 입력 시 자주 틀리는 부분은 기록해두지 않으면 같은 실수를 반복하기 쉽죠.

잦은 실수 요소를 중심으로 업무 체크리스트를 만들면, 실수를 미리 방지할 수 있습니다.

업무는 여러 단계로 이루어져 있기 때문에 각 단계별로 반드시 점검해야 할 사항을 구체적으로 적어두면 좋아요.

 

예를 들어, 이메일 발송 업무에서 자꾸 실수한다면 아래 예시처럼 단계를 설정해 보세요!

1. 받는 사람 주소 확인

2. 첨부 파일 확인

3. 내용 맞춤법 점검

 

 

자주 실수하는 업무에서 단계별로 확인할 사항을 구체적으로 기록해두면,

어느 부분이 완료되었고 어느 부분이 누락되었는지 한눈에 파악할 수 있답니다.

 

✨ 다우오피스의 tip! 온라인 포스티잇 기능인 다우오피스 ToDO+를 활용해 보세요!

- 보드 추가: 메인 화면에서 보드를 추가해 큰 카테고리의 업무부터 추가할 수 있어요. PC뿐만 아니라 다우오피스 앱 환경에서도 동일하게 사용할 수 있어 언제 어디서나 생각난 업무를 바로 기록할 수 있어요.

- 카드 추가: 대기, 진행, 완료 업무에 세부적인 할 일 카드를 추가할 수 있어요. 관련 댓글이나 파일을 첨부하여 기록해두면 한 번 했던 실수는 반복하지 않을 거예요! 😉

- 보드 공유: 팀원들과 함께 공유가 필요한 보드는 멤버 추가 기능을 활용하여 개인/팀별로 공유할 수 있어요!

 

 

5. 규칙적인 휴식 시간 가지기

장시간 업무에 집중하면 피로가 쌓이게 되고, 실수가 발생할 확률이 높아집니다.

일정 간격으로 짧은 휴식을 취해 집중력을 회복해 보세요.

 

 

1시간에 한 번 정도 5분 내외의 짧은 휴식을 갖는 것이 좋습니다. 

짧은 휴식 시간 동안 눈을 감거나 먼 곳을 바라보는 등 눈의 피로를 풀어주면서 머리를 식히면 집중력이 회복됩니다.

 

휴식 시간에는 간단한 스트레칭을 하거나 점심 시간을 활용해서 사무실 주변을 잠깐 산책해 보세요!

특히 장시간 앉아서 일하는 직장인분들이라면, 허리나 목, 어깨 근육이 뭉치기 쉽기 때문에 스트레칭은 필수!

집중력과 효율성이 높아져 업무 처리 속도와 정확성이 향상되고, 스트레스로 인한 실수도 줄어들 거예요.

 

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🔍 BONUS! 업무 실수 대처법!

그렇다면, 이미 발생한 실수는 어떻게 해야 할까요?

업무 실수를 대처하는 방법도 알려드릴게요!

1. 신속하게 보고하기

업무 중 실수를 발견했을 때는 숨기거나 미루지 말고 즉시 상사나 관련 부서에 보고하는 것이 중요합니다. 

신속한 보고는 문제의 확산을 방지하고, 빠른 대응을 가능하게 합니다.
또한, 단순히 실수를 알리는 것에 그치지 말고, 해결 방안을 포함해 보고하세요!

 

예를 들어 “A 작업 중 오류가 발생했는데, 이 부분을 이렇게 수정하면 문제를 바로잡을 수 있을 것 같습니다."와 같이 구체적인 대안을 함께 보고하면 좋습니다.

2. 자주 기록하기

업무 진행 상황과 점검 사항을 자주 기록하면 작은 실수도 조기에 발견할 수 있습니다. 

앞서 말씀드린 체크리스트뿐만 아니라 업무 일지, 회의록 등

다양한 형태로 기록을 남겨두면 업무 흐름을 체계적으로 관리할 수 있어요.

특히 반복 업무나 복잡한 작업에서는 꾸준한 기록이 실수 방지와 업무 효율 향상에 큰 도움이 됩니다!

 

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반복되는 업무 실수, 작은 실수도 가볍게 여기지 말고,

꼼꼼하게 기록하고 신경 쓰는 습관을 들이면 실수하지 않을 수 있어요!

다우오피스가 알려드린 업무 실수 줄이는 노하우를 참고해 보세요. 😎

 

올인원 업무플랫폼 다우오피스에서는

업무 실수를 줄이고 효율성을 높여주는 기능을 한번에 활용할 수 있어요!

 

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