[그룹웨어와 친해지기] 신입사원을 위한 전자결재 기능 활용법

 

안녕하세요! 💙
올인원 업무플랫폼 다우오피스입니다.

 

대학생 시절, 교수님께 어떻게 메일을 보내야 할지 고민했던 경험이 있으신가요?

메일 작성의 관문을 넘어선 신입사원 여러분에게 찾아온 다음 관문! 😥

세 번째 주제는 바로, '결재'입니다.

 

회사 생활에서는

[그룹웨어와 친해지기] 바로 앞 주제였던 '메신저'에서처럼

간단하게 소통이 이루어지기도 하지만,

 

결재를 활용해 업무의 요청과 승인 과정을 기록으로 남겨 공유해야 하는 경우도 있죠!

이렇듯, 결재는 회사 생활을 시작하게 된다면 꼭 경험하게 되는 필수적인 과정이에요.

 

지금부터 그룹웨어와 전자결재를 활용해

팀원들과 빠르고 간편하게 업무할 수 있는 팁을 차근차근 알려드릴게요!

 

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[목차]

1. 어려운 결재 용어, 이것만 보면 100% 이해 가능!

2. 쉽고 간편하게 결재 문서 작성하기!

3. 시공간 제약 없이 전자결재 활용하기!

 

 

1. 어려운 결재 용어, 이것만 보면 100% 이해 가능!

 

1) 결재 용어

결재 과정을 알아보기에 앞서,

어려운 결재 용어부터 먼저 차근차근 알려드릴게요! 📃

결재: 결정할 권한이 있는 상관이 부하가 제출한 안건을 검토하여 허가하거나 승인함. (표준국어대사전)

 

다우오피스 전자결재 승인 화면

 

• 상신된 문서를 승인하는 것이 바로 결재입니다. 최종 결재자가 승인하면 해당 문서의 결재 프로세스는 완료되고(결재 완료), 문서 번호가 할당돼요.
• 중간 결재자가 승인하면 해당 기안문서는 다음 결재자에게 전달돼요.

기안: 사업이나 활동 계획의 초안을 만듦. 또는 그 초안. (표준국어대사전)

상신: 윗사람이나 관청 등에 일에 대한 의견이나 사정 따위를 말이나 글로 보고함. (표준국어대사전)

반려: 주로 윗사람이나 상급 기관에 제출한 문서를 처리하지 않고 되돌려줌. (표준국어대사전)

• 반려는 상신된 문서를 승인하지 않고 반환하는 절차입니다. 반려된 문서는 최초 기안자에게 전달되고, 반려된 문서를 수정 후 재기안할 수 있어요.

 

2) 결재 유형

 

선결재	정상적으로 결재된 문서와 같이 다음 결재자에게 전달
후결	선결재에 의해 건너 뛴 결재자가 추후 결재
대결	휴가 등 장기 부재 시 다른 사람에게 결재 권한 위임
후열	대결자에 의해 결재된 문서를 원 결재자가 추후 열람
전결	최종 결재자의 이전 결재자가 결재 프로세스를 완료하는 것, 최종 결재자에게 결재 업무가 과중되는 경우 중요도가 낮은 문서를 미리 완료 가능
확인	결재 시 결재정보가 문서에 표시되지 않는 결재 유형
감사	상신된 문서를 반려할 수 없지만, 결재 정보는 문서에 표시되는 결재 유형
합의	합의자는 결재문서에 대해 합의 또는 반대 의사를 표시할 수 있음

 

3) 결재 프로세스 정리

즉, 일반적인 결재 프로세스를 정리해보자면,

업무 계획 작성 후 기안 - 결재선 지정 - 결재를 보고하는 상신 - 결재 승인/반려

의 과정으로 이루어진다는 것을 알 수 있어요. 

 

 

2. 쉽고 간편하게 결재 문서 작성하기!

 

결재 문서를 프린트 후 결재판에 넣어 대면결재 하던 방식을 넘어,

최근에는 비대면 방식인 '전자결재'로 바뀌고 있어요!

전자결재를 활용하면 간편하게 보고할 수 있어 효율적으로 업무 시간을 사용할 수 있어요.

 

특히, 최근 기업들의 ESG 경영의 실천으로 '종이 없는 사무실(페이퍼리스 오피스)'의 실천이 증가하고 있어요.

불필요한 종이 인쇄와 자료 작성을 줄인 스마트한 업무 환경을 조성하기 위해, 전자결재에 대한 관심이 더욱 높아지고 있죠.

전자 결재 과정을 익히는 것 또한 필수가 되고 있답니다!

결재 용어는 이해했지만, 결재 문서 작성은 아직 어렵게 느껴지실 거예요.

다우오피스가 결재 문서 작성과 보고 과정을 자세하게 알려드릴게요! 💻

 

💡 다우오피스에서는 수월한 전자 결재 가능!

 

1) 결재 양식 선택

결재 문서 작성을 시작할 때는 해당 문서의 양식에 맞게 작성하는 것이 중요해요.

결재 문서를 어떻게 작성해야 할지 모르겠다면, 일반적으로 이전 결재 문서들을 참고하며 작성할 수 있어요.

 

결재문서 작성이 처음이라면 왠지 모르게 걱정되고, 어렵게 느껴질 거예요. 😥

다우오피스 전자결재에서 제공하는 양식을 활용하면, 쉽고 효율적으로 결재 문서를 작성할 수 있어요!

다우오피스 전자결재 양식 제공 화면

 

• 결재 기안 시 작성해야 하는 결재 문서 양식은 기업, 부서, 업무 별로 정해져 있는 경우가 많아요.
• 다우오피스에서는 기업에서 자주 사용하는 전자결재 양식 100여 종을 무료로 제공하고 있어, 보다 쉽게 결재 문서 작성이 가능해요.
• 전자결재 메뉴 > [새 결재 진행] > 등록할 결재 양식 선택 또는 검색 > [확인] 과정으로 해당하는 결재 문서 양식을 활용해 간편하게 결재 문서를 작성해 보세요!

다우오피스 전자결재 양식 편집기 화면

 

• 만약, 제공되는 양식을 원하는 양식으로 바꾸고 싶다면 [양식 편집기] 기능을 활용해보세요! 원하는 양식으로 편집해 결재 문서를 작성할 수 있어요.
• 기업 내 고유 결재 양식을 별도로 구매하지 않아도 되고, 자유롭게 편집 및 제작이 가능해 편리하고 경제적이에요.

 

2) 결재 문서 작성

본격적으로 결재 문서를 작성해볼까요?

양식 선택 후, 결재 작성 화면에서 문서 내용을 작성하고, 결재선을 설정할 수 있어요.

 

다우오피스 전자결재 작성 시 활용할 수 있는 기능들을 소개해 드릴게요.

 

다우오피스 전자결재 문서 작성 화면

 

• 결재 정보: 결재선, 참조자, 열람자를 설정할 수 있어요.
• 자동저장: '자동저장안함, 30초, 1분, 3분' 단위로 선택하여 결재 문서를 임시저장 할 수 있어요.
• 파일첨부: 결재 문서와 함께 담아야 할 내용이 있다면, 파일을 첨부하여 기안할 수 있어요.
• 관련문서: 관련 전자결재 문서를 함께 지정하여 기안할 수 있어요.

 

 

3) 결재선 설정

일반적으로 결재 문서 작성 후, '결재선 설정'을 통해 결재를 올릴 분들을 등록해야 해요.

신입사원이라면, 왠지 모르게 결재 문서 작성 중 가장 걱정되는 부분일 거예요. 😢

'결재를 상신할 때, 결재선에 결재와 관련 없는 사람을 입력하게 될까봐 걱정돼요...'

 

다우오피스와 함께한다면 걱정은 STOP! ⛔

 

다우오피스 전자결재 결재선 자동 생성 화면

 

• 다우오피스 전자결재에서는 결재선이 자동으로 생성돼요.
• 기안 별로 사내 설정한 위임 규정이 적용되어, 결재선을 따로 지정할 필요가 없어요.

다우오피스 전자결재 결재선 조직도 추가 화면

 

• 만약, 결재선에 추가로 임직원을 등록해야 하는 경우 '결재 정보'의 좌측 '조직도'에서 드래그하여 추가할 수 있어요.

      ✔ Tip. 보통 직급이 높을수록 나중에 결재해요. 조직도를 활용해 임직원을 직접 등록한 경우, 상신 전 검토는 필수!

• 필요한 경우 참조자, 열람자도 설정할 수 있어요.
• 결재의 순차/병렬 합의 설정도 가능해요.

4) 결재 상신

결재 내용과 결재선이 모두 등록되었다면, 마지막 단계인 '결재 상신'만 남았어요.

좌측 상단의 [결재 요청]을 클릭하면 결재 상신 완료!

 

다우오피스 전자결재 결재요청 화면

 

• 결재 상신 시, 의견이 있다면 '기안의견' 란에 작성할 수 있어요.
• 긴급한 승인이 필요한 결재 문서라면, '긴급문서'의 '긴급' 체크박스를 선택해요. 결재자의 대기문서 가장 상단에 표시되어 보다 빠르게 결재를 받을 수 있어요.
• 결재 상신 전, 오탈자 등 수정이 필요한 내용이 더 이상 없는지 꼼꼼하게 확인하세요!

 

3. 시공간 제약 없이 전자결재 활용하기!

"외근, 출장 시에도 결재 문서를 상신, 승인할 수 있을까요?"

 

💡 모바일 환경에서도 결재 가능한 다우오피스!

다우오피스 전자결재는 PC웹과 모바일 앱에서 동일한 기능을 제공하고 있어요. 

 

다우오피스 전자결재 모바일 화면

 

• PC와 동일한 절차로 결재 문서를 상신할 수 있어요.
• 결재 양식 선택 > [결재 정보] 클릭 > 결재자 추가 및 확인 > 내용 작성 > [결재 요청] 클릭
• 다우오피스 모바일 앱을 활용한 전자결재는, 언제 어디서나 그룹웨어에 접속해 결재 문서를 확인하고 결재 할 수 있다는 장점이 있어요! 모바일로 문서를 작성하고, 결재를 상신해 편리하게 업무에 활용해 보세요! 😊

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전자결재는 업무 보고 뿐만 아니라 휴가, 연차 등 회사 생활에서 꼭 필요한 기능이죠.

신입사원 여러분에게 익숙하지 않은 용어가 많아 어렵게 느껴지겠지만,

문서의 작성부터 보관까지의 과정을 전자적으로 수행할 수 있어 효율성을 높일 수 있어요!

 

다우오피스 전자결재에서는 쉽고 간편한 결재 문서 작성을 돕는 양식을 제공해요.

파일 첨부, 결재선 자동 생성, 모바일 결재 지원 기능으로

실시간으로 빠르게 의견 공유가 가능해 효과적인 협업을 도와준답니다.

 

신입사원 여러분의 스마트한 직장 생활을 도와줄

[그룹웨어와 친해지기] 마지막 시리즈는 '기업메일' 편으로 이어집니다!

 

다음 시리즈에서 만나요! 💙

 

다우오피스 도입문의

 

 

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