[그룹웨어와 친해지기] 신입사원을 위한 기업메일 기능 활용법

 

안녕하세요! 💙
올인원 업무플랫폼 다우오피스입니다.

 

업무를 진행하는 데 있어, 메일은 가장 중요한 소통 수단 중 하나입니다.

효과적인 메일 작성은 신입사원 여러분의 전문성을 높이고, 원활한 커뮤니케이션을 도와주죠. ✉

 

많은 기업에서는 회사 이름이 들어간 도메인을 넣어 '기업메일'을 사용하고 있어요!

메일은 회사 내부뿐만 아니라 외부와의 커뮤니케이션 등 업무에서 다양한 목적으로 사용되고 있어요.

 

오픈 서베이의 '업무 툴 트렌드 보고서'에 의하면, 가장 많이 사용되는 업무용 툴은

1위 메신저 💬, 2위 이메일 📧 , 3위 화상회의 💻 로 나타났어요(2021).

그만큼 회사에 출근하면 많이 사용하는 것 중 하나가 바로 '메일'이라는 것을 알 수 있죠.

 

일반 메일은 작성해보았지만, 기업메일 작성은 어떻게 작성해야 할지

걱정이 가득한 신입사원 여러분을 위한 이번 글! 😉

[그룹웨어와 친해지기] 마지막 주제는, '기업메일'입니다.

 

그룹웨어와 기업메일을 활용해

업무의 효율성을 높이고 체계적으로 커뮤니케이션하는 방법을

함께 알아보아요!

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[목차]

1. 빠르고 정확하게 메일 발송하기!

2. 업무별로 메일 관리하기!

2. 더 똑똑하게 메일 활용하기!

 

1. 빠르고 정확하게 메일 발송하기!

 

💡 다우오피스 메일에서 누락 없이 메일 작성, 전송 가능

​

메일 작성 시, 가장 먼저 하게 될 단계는 '보내는 메일 주소'를 입력하는 것이죠!

올바른 메일 커뮤니케이션을 위해서, 받는 사람의 메일 주소를 확인하는 것은 필수입니다.

잠깐! '실수로 메일을 다른 주소로 보내면 어떡하지...' 라고 걱정하신 적 있으시죠? 😏

 

1) 메일 작성하기

다우오피스 메일 자동검색 화면

• 다우오피스의 '메일 주소 자동 검색' 기능을 활용하면 걱정할 필요 없어요!
• 조직도, 주소, 최근 발송한 메일 이력을 참조해 받는 사람의 메일 주소를 쉽게 확인할 수 있어요.
  • 우리 회사 직원인 경우: 이름, 부서 입력 시 자동으로 대상을 검색하여 선택 가능
  • 우리 회사 직원이 아닌 경우: 최근 발송 이력을 통해 자동으로 검색된 대상자 선택 가능

다우오피스 메일 대용량 첨부 화면

• 다우오피스는 사용자별로 대용량 메일 첨부를 최대 5GB까지 지원하기 때문에, 신속하게 대용량 파일을 처리할 수 있어요.
• 하나의 파일은 1GB까지 등록 가능하니, 참고해 주세요.

✔ '메일 작성 예절'을 지키는 것은 필수! 아래의 신입사원 이메일 예절을 참고해서 메일을 작성해 보아요. 📝

1. 제목: 내용을 압축해서 설명할 수 있는 제목을 입력해요.
   • 급하거나 중요한 메일은 [중요], [긴급], [요청] 등의 머리말을 활용하면 더욱 눈에 띄는 메일을 작성할 수 있어요!
   • 답장 메일을 작성해야 한다면, 용건 파악을 어렵게 만드는 ‘RE:’ 사용은 최소화하는 것이 좋아요.
2. 내용: ‘인사 → 내용 → 맺음말’의 순서로 작성해요.
   • 인사: 자신의 소속과 직책을 밝혀요.
   • 내용: 메일을 보낸 목적, 요청드릴 내용 등을 구체적으로 작성해요. 중요하거나 강조해야 할 부분은 볼드체, 색상 변경 등을 통한 강조 표시를 하는 것도 좋은 방법이에요! 스크롤을 하지 않아도 한 눈에 모든 내용을 볼 수 있도록 간결하게 작성하는 것이 좋아요.
   • 맺음말: 감사하다는 말과 함께 마지막 인사를 담은 맺음말로 마무리하면 돼요. 답장 요청, 확인, 검토, 사과, 거절 등의 목적을 분명하게 담아 정중하게 작성하면 끝!
3. 그 외: 메일 작성 후 전송하기 전에 여러 번 검토해요. 
   • 받는 사람 및 참조인이 정확하게 설정되었는지
   • 회사명, 이름, 직책 등을 올바르게 작성했는지
   • 오탈자 등의 수정 사항은 없는지
   • 첨부파일이 제대로 첨부되었는지 등을 꼼꼼하게 확인하도록 해요.

다우오피스 메일 서명 화면

• 메일의 명함과 같은 기능을 하는 서명은 기업메일을 작성한다면 필수입니다!
• 신속한 피드백과 답장을 받고 싶다면 이름, 직책, 소속, 연락처 등을 서명란에 입력해 보세요.
• 다우오피스 메일에서는 메일 본문에 포함되는 서명의 사용여부를 설정, 편집, 관리할 수 있어요.

2) 메일 전송하기

메일 작성이 완료되었다면, 이제 전송하기만 하면 끝! 😁

메일 전송 과정에서 더욱 안전하고, 효율적으로 업무하실 수 있는 팁을 알려드릴게요.

 

다우오피스 메일 보안메일 화면

• 업무상 중요한 메일을 보내야 하는 경우, 보안메일 설정을 활용해보세요. 메일을 더욱 안전하게 발송할 수 있어요.
• 비밀번호와 힌트를 설정 후 발송하면, 수신자는 설정된 비밀번호를 입력해야 보안메일 확인이 가능합니다!

다우오피스 메일 예약전송

• 중요한 메일을 정해진 시간에 보내야 하는데, 바쁜 업무 탓에 잊을 것 같아 걱정되신다고요? 😥 다우오피스 메일의 [예약메일]에서 업무메일을 원하는 일자, 시간을 지정하여 발송할 수 있어요.
• 발송 날짜와 시간을 설정해두면 지정한 시간에 중요한 업무메일을 누락없이 발송 가능하니, 예약메일 기능을 활용해 보세요!

 

2. 업무별로 메일 관리하기!

 

업무를 진행하다 보면, 다양한 업무를 동시에 수행할 때가 많아요.

메일로 커뮤니케이션을 진행할 때 빠르고 효과적으로 메일을 관리할 수 있다면 더욱 편리할 거예요!

 

 

💡 다우오피스 메일에서는 깔끔한 메일 분류 가능!

다우오피스 메일 태그 화면

• 다우오피스 메일의 태그 기능으로 메일을 사용자가 메일을 분류, 지정할 수 있어요.
• 중요한 키워드나 분류를 태그로 설정하고 태그 색상을 지정해 효율적으로 메일을 관리해 보세요!

다우오피스 관련 메일 모아보기 화면

• 다우오피스 메일에서는 관련 메일을 한 번에 모아 확인할 수 있어요. 답장, 전달로 주고받은 메일을 관련 메일로 확인 가능해요!

다우오피스 메일 자동 분류 화면

• 또한, 자동분류 기능은 키워드, 보낸 사람 등으로 규칙을 설정해서 메일을 자동으로 분류할 수도 있어요.

 

3. 더 똑똑하게 메일 활용하기!

 

이제 기본적인 기업메일 활용법은 모두 익히셨을 텐데요.

다우오피스의 특별한 메일 기능들을 활용해서 더 똑똑하게 업무하실 수 있는 방법도 함께 알려드릴게요!

이 기능들까지 활용하신다면, 여러분도 기업메일 마스터! 😎

 

💡 다우오피스 메일에서는 외부 메일도 연동 가능!

다우오피스 메일에서는 구글, 네이버, 다음 등의 메일 서비스에 접속하지 않고 외부 메일 계정에 수신된 메일을 확인할 수 있어요.

연동 설정만 하면 다우오피스에서 수신된 모든 메일을 확인할 수 있어 편리하답니다!

 

다우오피스 외부 메일 설정 화면

• 외부 메일의 서버와 포트를 확인 후 POP/IMAP를 설정하여 사용할 수 있어요.
• 뿐만 아니라 다우오피스에서는 아웃룩 연동이 가능해요. 아웃룩 연동을 통해 다우오피스에서 수신된 메일을 아웃룩에서 확인하고 회신할 수 있어요.

다우오피스 아웃룩 연동 방법 소개 영상

• 또한, 기존 사용하던 메일함의 메일을 백업하여 다우오피스 메일로 업로드도 가능하답니다. 이전까지 외부 메일로 기업 메일을 활용하셨다면 다우오피스 메일 하나로 간편하게 업무해 보세요! 
  • 자세한 설정 방법은 다우오피스 고객케어라운지를 참고해주세요!

 

💡 다우오피스 메일은 강력한 검색 기능 제공!

다우오피스 메일 통합 검색 기능 화면

• 다우오피스의 메일의 검색 기능을 활용해 보세요.
• 키워드 기준의 기본 검색뿐만 아니라 여러 조건을 지정해 검색하면 메일 내용, 첨부파일, 내용까지 간편하고 빠르게 검색할 수 있어요!

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복잡하게 느껴졌던 기업메일, 전혀 어렵지 않죠?

다우오피스가 알려준 기업메일 팁을 활용한다면

신입사원 여러분도 ‘일잘러’로 거듭날 수 있을 거예요!

 

다우오피스 메일은 테라스 메일을 탑재하여 메일을 안전하게 사용할 수 있고,

동시에 기업메일 작성부터 발송, 확인까지 전 과정을 편리하게 만들어 주는 기능이 갖춰져 있어요.

 

신입사원 여러분의 스마트한 직장생활을 도와줄

[그룹웨어와 친해지기] 시리즈는 이제 마무리되지만,

앞으로도 더 유익한 콘텐츠로 찾아올게요! 기대해 주세요! 🖐

 

그동안 총 4편의 [그룹웨어와 친해지기] 시리즈를 함께해 주셔서 감사합니다! 💙

여러분께 도움이 되었기를 바라요.

 

다우오피스 도입문의

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