업무 몰입 어렵다면, '루틴'부터 바꿔보세요! 업무 효율 200% 높이는 업무 몰입 3가지 루틴 🔍

 

안녕하세요! 💙
올인원 업무플랫폼 다우오피스입니다.

 

아침부터 일은 많은데, 어디서부터 손대야 할지 몰라 멍했던 경험이 있으신가요?

이럴 때 바로 필요한 것이 '업무 루틴'인데요!

 

루틴은 업무 몰입의 시작점이 되기 때문에

효율적인 업무 처리를 위해 고민하고 계신다면 꼭 필요한 것 중 하나입니다.

 

루틴이 없는 상태에서 업무를 계속한다면 집중력이 분산되고, 업무 우선순위가 확립되지 않아

주도적으로 업무를 하는 것이 아닌 '업무에 끌려다닌다'는 느낌을 받을 수 있죠!

즉, 루틴이 없는 상태에서는 업무 몰입이 생기기 어렵습니다.

 

업무 몰입력은 개인의 역량이 아닌 시스템의 문제일 수 있어 업무 체계 점검이 필요하죠!

 

 

다우오피스가 직장인 여러분의 생산적인 업무 처리와 업무 몰입을 위해,

업무 몰입 루틴 만드는 3가지 방법을 함께 소개해드릴게요! 🔍

 

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[목차]

1. 하루 업무 계획 리스트화

2. 업무 일정 컨텍스트 스위칭 최소화

3. 몰입 시간에는 잠시 알림 OFF

4. 업무 집중을 위한 루틴 만들기 TIP ✨

 

 

1. 하루 업무 계획 리스트화

출근 후 가장 먼저 해야 할 일은 '업무 우선순위'를 정리하는 것입니다.

내가 어떤 업무를 어떤 순서로 처리해야 할지 미리 알고 업무 하는 것과, 그렇지 않은 것은 큰 차이가 있어요.

 

특히, 해야 할 업무를 미리 리스트화해두면 업무 플로우가 예측 가능해지기 때문에

업무 처리에 관한 불안감이 해소되는 효과가 있습니다.

 

업무 우선순위를 세우는 방법 중 가장 추천드리는 방법은 '아이젠하워 매트릭스' 방법입니다.

긴급도-중요도를 기준으로 4사분면을 나눠 업무를 분류하는 방법인데요,

제1사분면: 해야 할 일
제2사분면: 계획해야 할 일
제3사분면: 위임할 일
제4사분면: 삭제할 일

 

제1사분면부터 제3사분면의 업무까지는 업무 우선순위를 매겨 처리하고, 제4사분면의 업무는 제거하면 됩니다.

 

하지만, 업무하기도 바쁜 시간 속에서 일일이 매트릭스로 업무를 구분하여 처리해야 한다면 번거로울 것 같아요.

그럴 때 편리하게 활용할 수 있는 '다우오피스 ToDO+'를 추천드려요!

 

✨ 다우오피스 ToDO+로 우선순위에 따라 업무 처리하기

다우오피스 ToDO+

 

 - 카드 추가: 대기, 진행, 완료 업무에 세부적인 할 일 카드를 추가할 수 있어요. 해당 업무를 시행해야 하는 날짜와 세부적인 시간까지 입력할 수 있어요! 30분부터 2시간 단위의 업무도 모두 설정하여 체크해보세요.

 - 보드 공유: 팀원들과 함께 공유가 필요한 보드는 멤버 추가 기능을 활용하여 개인/팀별로 공유할 수 있어요!

 - 라벨: 업무의 중요도, 업무 성격 등 나만의 분류 기준을 세워 업무를 분류하고, 처리해보세요. 라벨에 별도의 이름도 설정할 수 있어 더욱 편리하게 업무를 구분하고 처리할 수 있어요.

 

2. 업무 일정 컨텍스트 스위칭 최소화

업무 우선순위와 계획을 세워 처리하고 있다면, 이제 본격적으로 업무 몰입을 시작할 차례!

업무 몰입 상태를 만들고, 유지하기 위해서 가장 중요한 점은 '불필요한 집중 분산 과정을 모두 없애는 것'입니다.

 

가장 먼저 불필요한 회의나 알림을 줄이는 과정이 필요합니다.

지금 당장 처리해야 하는 업무에만 집중해야 하는데,

모니터나 휴대폰 화면에 뜨는 알림에 시선을 뺏기거나 업무 플로우를 끊는 회의가 중간 중간 반복된다면

업무 몰입을 유지하기 어려운 상태가 되죠.

 

먼저, 회의의 경우 회의 시간을 몰아둬 비슷한 업무에 집중할 있도록 '컨텍스트 스위칭'을 최소화해야 합니다.

🔍 컨텍스트 스위칭이란?
- 서로 다른 프로세스, 애플리케이션, 창 등으로 전환하는 과정
- 진행 중인 업무에서 다른 업무로 전환할 때 발생하는 심리적인 부담과 소모되는 불필요한 시간을 의미

 

만약 회의를 마치고, 다른 업무를 하다가 또 다른 회의를 참여해야 한다면 이러한 컨텍스트 스위칭이 발생하기 쉬워요.

컨텍스트 스위칭이 자주 발생된다면 업무 몰입을 저하할 뿐만 아니라 장기적으로는 스트레스까지 유발할 수 있어 유의해야 합니다.

 

그렇다면, 컨텍스트 스위칭을 방지할 수 있는 방법은 무엇이 있을까요?

바로, '캘린더'를 활용해 비슷한 업무는 몰아둬 업무 전환이 과도하게 이루어지는 것을 미리 방지하는 것입니다.

 

✨ 다우오피스 캘린더로 비슷한 성격의 업무는 몰아서 배치하기

다우오피스 캘린더

 

- 간편한 일정등록: 일정을 등록하고자 하는 날짜와 시간을 설정하여 간편하게 일정을 추가할 수 있어요. 시간 별로 설정해둔 업무를 캘린더에서 한눈에 확인할 수 있기 때문에 비슷한 업무나 회의를 몰아서 계획하는 데 더욱 편리하게 활용할 수 있습니다!

 

다우오피스 캘린더 회의실 예약

 

 - 회의실 예약 연동: 회의 일정은 몰아서 배치했는데, 다른 회의실로 계속 이동해야 한다면 매우 번거롭죠! 다우오피스 캘린더는 회사의 회의실 예약과도 시스템이 연동되어 있어, 회의 일정에 사용할 수 있는 회의실을 보여줘 편리한 예약이 가능해요. 회의 일정을 몰아서 배치했다면, 회의실의 사용 현황을 함께 살펴보고 같은 회의실로 예약해두거나 효율적인 동선으로 이동할 수 있도록 구성해보세요.

 

다우오피스 캘린더를처럼 깔끔하고 체계적인 캘린더를 활용한다면 업무 전환을 최소화해주기 때문에,

진행하는 업무를 효율적으로 처리하고 몰입할 수 있는 환경을 만들어줍니다!

 

3. 몰입 시간에는 잠시 알림 OFF

업무 집중을 위한 버닝 타임을 정해두었다면, 이를 방해하지 않도록 환경을 만들어두는 작업이 필요합니다.

집중해야 하는 시간에는 잠시 메일, 메신저 등 알림을 꺼두고 업무에 필요한 자료는 미리 열람/다운로드 해두세요!

 

✨ 다우오피스 메신저로 효율적인 소통하기

다우오피스 메신저

 

 - 공지톡: 함께 업무하는 팀원들에게 일일이 채팅을 보내고 계신가요? 정작 중요한 업무에 집중하지 못한 채 업무 시간만 허비하게 될 거예요. 이럴 때 활용하시면 좋은 기능이 바로 공지톡입니다. 메신저를 통해 전사, 부서, 임직원 단위로 한 번에 전체 공지를 할 수 있어요! 보다 효율적이고 신속한 소통이 가능합니다.

 - 동료의 접속 상태 확인: 동료에게 연락을 보낸 후, 회신을 기다리느라 메신저를 계속 열어보고 계신다면 역시 업무에 집중하기 어렵습니다. 다우오피스 메신저는 동료의 메신저 접속 상태를 로그아웃, 접속, 자리비움 상태로 제공하기 때문에 더욱 효율적으로 소통할 수 있어요. 동료의 메신저 접속 상태가 로그아웃 또는 자리비움 상태라면 우선 업무에 집중해 보세요!

 - 알림 설정: 만약 업무에 집중해야 하는데, 메신저 알림이 신경쓰인다면 불필요한 알림을 잠시 꺼두는 것도 좋은 방법입니다. 

 

📢 동료와의 즉각적인 소통이 필요한 경우가 있을 수 있어요. 메신저 알림을 끄기 전 미리 동료에게 알리고,  급한 경우 전화 등 연락이 가능한 다른 방법을 미리 말해두는 것이 좋습니다.

 

 

4. 업무 몰입을 위한 루틴 만들기 TIP ✨

다우오피스를 활용한 업무 몰입 방법도 함께 알려드렸는데요!

BONUS! 출근, 퇴근, 점심 시간에 활용하면 좋은 TIP도 추가로 알려드릴게요. ✨

 

 

- 일정한 출근 시간 정하기

•  뇌에게 업무 시작 시간이라는 신호를 주는 것은 굉장히 중요한데요, 업무에 빠르게 몰입할 수 있는 환경을 만들어줄 수 있기 때문입니다. 일정한 출근 시간은 생체 리듬을 안정시키고, 뇌가 자연스럽게 업무 모드로 전환될 수 있도록 도와줍니다!
• 매일 같은 시간에 자리를 잡고 하루의 업무 계획 리스트를 작성해 보세요!

- 퇴근 전 회고 시간 가지기

• 많은 사람들이 퇴근 시간에 컴퓨터를 급하게 닫고, 머릿속에 업무를 완전히 지우지 못한 채 퇴근을 합니다. 이렇게 되면 퇴근 후에도 업무가 머릿속에 맴돌아 진정한 휴식이 어렵게 되어 다음날 다시 업무에 몰입하는 데 지정을 줄 수 있어요.
• 퇴근 전, 3가지 질문에 스스로 간단히 답해보세요: 오늘 가장 잘한 업무는? / 오늘 완료하지 못한 업무는? / 내일 아침 가장 먼저 해야 할 업무는?

- 점심 직후 15분 브레인 덤프 시간 가지기

• 브레인 덤프란, 머릿속에 떠오르는 모든 생각을 제한 없이 종이에 쏟아내는 것을 의미합니다. 점심 이후 업무를 다시 시작하기 전, 머릿속이 뒤죽박죽한 상태라면 업무 몰입은 어렵죠. 이 산만한 생각들을 밖으로 꺼내어 정리하는 역할을 브레인 덤프가 도와줍니다.
• 점심을 먹은 이후 남은 시간에 15분의 타이머를 맞추고, 생각나는 모든 것들을 손으로 써 내려가 보세요. 할 일, 걱정거리 등을 적으며 머릿속의 생각을 비워내고 진짜 해야 할 일만을 명확하게 남기는 것이 목표입니다!

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업무 몰입은 거창한 방법에서 오는 것이 아닙니다!

미리 오늘 하루의 업무를 계획하고, 복잡한 머릿속을 정리하고,

업무에 집중할 수 있는 환경을 조성하는 것이 첫걸음입니다.

 

업무를 수행하는 하루를 루틴화하면, 더 적은 에너지를 들이고

깊은 업무 몰입을 경험할 수 있어요!

다우오피스와 함께하면 더욱 깊은 업무 몰입을 경험할 수 있죠! 🎁

 

다우오피스는 ToDO+, 캘린더, 메신저를 포함한

업무 몰입을 도와주는 기능을 한번에 제공하는 올인원 업무플랫폼입니다.

 

여러분이 갖고 계신 업무 고민, 다우오피스가 해결해 드릴게요!

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