[성공사례] 자유롭게 전자결재 양식 만들기 (믿음의나무)

“사용자의 편의성을 고려한 그룹웨어입니다. 합리적인 비용은 물론, 임직원들의 만족도가 높은 그룹웨어 다우오피스를 적극 추천드립니다.”

- 영업팀 박영호님

Q. 간단하게 회사소개 부탁드립니다.

저희회사는 ‘양지홍삼’이라는 브랜드로 더 많이 알려진 홍삼 전문업체입니다. 국내 최초로 농장 직거래시스템을 도입하여 유통마진을 없앤 고함량의 홍삼제품을 파격적인 가격으로 공급해왔고 불만제로, 먹거리X파일 등의 다수의 TV프로그램에 합리적이고 소신있는 업체로 소개된 업체입니다. 정직, 합리, 공헌 세가지 철학으로, 건강에 정말 도움이 되는 제품만을 만드는 회사입니다.

Q. 다우오피스를 도입하기 전 어떤 어려움이 있으셨나요?

"막대한 비용 들여 도입한 그룹웨어인데 실 사용이 어려워…"

거액의 비용을 들여 그룹웨어를 도입하고, 매년 수백 만원의 비용을 들이면서 사용했지만 전자결재의 사용성, 출퇴근 관리 기능의 부재 등 비용대비 기능 만족도가 떨어져 그룹웨어 교체를 검토하게 되었습니다.

먼저, 기존 그룹웨어는 전자결재 양식을 기본 에디터로 양식을 편집하면, 브라우저마다 문장의 줄 간격이 다르게 보이고, 글씨 크기도 제각각 달라 원하는 양식을 만들 수 없었습니다. 또한, 그룹웨어 외의 외부 프로그램을 반드시 설치해야만 기안이 가능하여 사용하는데 불편함이 많았습니다.

두 번째로, 전자결재의 내용이 운영체제(OS)에 따라 확인하는데 제약이 있어, 별도로 한글 파일(Hwp)로 작성하여 파일을 첨부하는 방식을 이용해왔습니다. 주요한 내용이 모두 첨부파일 내에 담겨 있기 때문에 데이터를 검색해도 찾을 수 없었습니다. 정작 중요한 파일은 첨부파일 내에 들어있는데, 첨부파일 검색은 불가능하여 업무의 효율성이 떨어졌습니다.

마지막으로, 모바일로 출퇴근 체크를 할 수 있는 간편한 출퇴근 기능의 도입이 필요했습니다.

Q. 다우오피스 도입 후 어떤 변화가 생기셨나요?

① 추가 비용 없는 전자결재 양식 편집기 지원

다우오피스를 도입하면서, 기본적으로 제공해주는 전자결재 양식 편집기를 통해 양식을 자유롭게 편집할 수 있는 것이 가장 큰 장점입니다. 무료로 제공되는 전자결재 템플릿 약 100여 종 중, 필요한 템플릿을 편집하여 자사 양식으로 수정하였습니다. 전자결재 양식 편집기를 이용해서 템플릿을 수정하더라도, 크롬, 인터넷 익스플로러 등 어느 브라우저에서나 작성 당시의 내용과 동일하게 보이기 때문에 이전과 같이 기안 확인 시 발생했던 불편함이 사라졌습니다.

필요한 문서가 있으면 한 번의 검색으로 자료를 찾고, 빠르게 공유할 수 있습니다. 그룹웨어 내에서 임직원 간 소통이 활발해졌고, 협업 과정도 간소화되어 효율적으로 업무 집중도를 높일 수 있었습니다.

[다우오피스 양식편집기 기능: 전자결재 양식 편집기로 결재양식 편집 예시]

② 모든 OS에서 동일하게!

기본적으로 제공되는 그룹웨어 기능인 메일, 전자결재 외에도 다양한 기능을 활용하고 있습니다.

윈도우(Windows), 리눅스(Linux) 등 어떠한 운영체제(OS)에서도 모든 기능을 동일하게 사용하고 데이터 확인이 가능합니다. 그래서 예전처럼 번거롭게 첨부파일로 데이터를 관리할 필요성이 사라졌고, 파일과 이미지, 표 첨부도 붙여 넣기만 하면 끝나기 때문에 데이터 작성 과정이 간편화 되었습니다.

또한 그룹웨어 내에서 사내 데이터를 모두 관리하기 때문에, 검색 기능을 통해 효율적으로 데이터 확인이 가능하고, 각각의 업무와 관련된 데이터를 모두 볼 수 있어 효율적으로 관리할 수 있게 되었습니다.

[다우오피스 파일 첨부 기능: 복사한 이미지 첨부 예시]

 

③ 합리적인 비용으로 간편한 출퇴근 관리까지

그룹웨어만 바꿨을 뿐인데, 매년 수백만 원씩 들어가던 유지 보수 비용은 절감하고, PC와 모바일 어디서든 간편한 출퇴근 관리가 가능해졌습니다. 특히, 출퇴근 기록은 GPS와 IP 정보가 찍혀 부정 출퇴근을 방지하고, 다양한 업무 상태 등록을 통해 소통하고 있습니다.

또한, 최근에는 근태관리 기능이 업데이트되면서, 연차 연동 결재 양식을 사용하여 기안을 올리면 연차와 전자결재가 연동되어 연차가 차감되는 등 연차 관리도 편리해졌습니다.

[다우오피스 근태관리 기능: 전자결재와 연차가 연동되어, 연차가 자동 차감되는 예시]

Q. 다우오피스 도입을 검토 중인 분들에게 한 마디 부탁드립니다.

 

"실 사용자의 시각에서 만든 그룹웨어"

기존에 지불했던 일 년 유지비용보다 훨씬 적은 비용으로 고품질의 그룹웨어를 사용할 수 있게 되었습니다. 또한, 실제 사용자를 고려한 UI와 디테일이 살아있어 어려움 없이 잘 사용하고 있습니다. 어떠한 운영체제(OS) 환경에서도 사용할 수 있는 완벽한 에디터와 간편한 출퇴근 관리가 필요하시다면 다우오피스를 추천드립니다.

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