협업툴이란? - 정의와 기능, 장단점, 그룹웨어와 차이점, 협업툴 추천

 

최근 통계에 따르면, 2023년 글로벌 협업 툴 시장 규모는 약 39.4억 달러로 평가되었으며, 2033년까지 연평균 성장률(CAGR) 11.4%를 기록하며 116.3억 달러에 이를 것으로 보입니다.

(Future Market Insights, "Collaboration Tools Market Size, Growth & Forecast 2033")

 

국내에서는 2018년 이후 협업툴의 중요성이 점차 부각되었고, 특히 코로나19 팬데믹 이후 원격 및 하이브리드 근무의 확산에 따라 그 수요가 더욱 증가하고 있습니다.

 

이처럼 기업 운영의 새로운 표준으로 자리 잡고 있는 협업툴은 무엇일까요?

 

1. 협업툴의 정의와 기능

협업툴(Collaboration Tool)은 팀원들이 효과적으로 작업을 수행하고 소통할 수 있도록 돕는 소프트웨어 도구를 의미하며,

프로젝트 관리 툴 (Project Management Tool), 협업 플랫폼 등으로 불리기도 합니다. 

 

과거 이메일과 전화에 의존하던 방식에서 벗어나, 현대의 협업툴은 다양한 기능을 통해 팀의 원활한 소통과 업무를 도우며, 특히 원격 근무와 하이브리드 워크 환경에서 활용도가 크게 증가하고 있습니다.

 

협업툴의 대표적인 기능은 다음과 같습니다:

• 프로젝트 관리:  팀 프로젝트의 일정, 목표, 작업 분배 등을 체계적으로 관리
• 실시간 커뮤니케이션:  채팅, 비디오 회의, 파일 공유 등
• 파일 관리:  중앙화된 저장소로 파일 공유 및 버전 관리
• 업무 자동화:  반복적인 업무를 자동화하여 시간과 비용 절감

특허받은 다우오피스 협업기능 Works

 

2. 협업툴 종류

2024년 현재, 국내외에서 많이 사용되는 대표적인 협업툴은 다음과 같습니다.

 

국내 협업툴:

• Kakao Work:  친숙한 UI와 강력한 보안 기능을 제공하는 기업용 협업툴
• JANDI:  중소기업과 스타트업에 적합한 채팅 기반 협업툴

국외 협업툴:

• Notion:  올인원 워크스페이스로 다양한 기능 제공
• Trello:  카드 기반 프로젝트 관리 도구
• Slack:  실시간 커뮤니케이션 도구
• Microsoft Teams:  대기업에서 많이 사용되는 통합 협업 도구
• Jira:  소프트웨어 개발 팀에서 널리 사용되는 이슈 관리 도구

카드 형태 협업 기능 다우오피스 TODO+

 

3. 협업툴과 그룹웨어의 차이점

그룹웨어(Groupware)는 기업 내 전반적인 커뮤니케이션과 업무를 통합 관리하는 소프트웨어 시스템으로, 이메일, 캘린더, 문서 관리, ERP, HR 관리 등 다양한 기능을 제공합니다.

구글 워크스페이스, 다우오피스 등이 여기에 해당합니다.

 

반면, 협업툴은 특정 팀이나 프로젝트의 효율적인 협업에 초점을 맞춘 도구로, 주로 실시간 소통, 파일 공유, 프로젝트 관리에 중점을 둡니다.

슬랙(Slack)과 노션(Notion) 등이 해당됩니다. 

 

특히, 다우오피스는 그룹웨어와 협업 특화 기능을 제공하고 있어 두 시스템을 아우르는 올인원 업무플랫폼입니다.

 

목적	그룹웨어 - 전사적 통합 관리 협업툴 - 특정 팀/프로젝트 협업
기능	그룹웨어 - 광범위한 비즈니스 프로세스 지원 협업툴 - 실시간 소통과 프로젝트 관리에 집중
적용 범위	그룹웨어 - 모든 직원 대상 협업툴 - 특정 부서나 프로젝트 팀 대상

 

 

그룹웨어에 대한 더 자세한 설명이 궁금하시다면?

                               🔽

그룹웨어란? 정의, 필요성, 종류 및 도입 전략

 

4. 협업툴의 장단점

장점

효율적인 커뮤니케이션

• 댓글 및 채팅 기능을 통해 팀원들이 실시간으로 소통하고 피드백을 주고받을 수 있어 업무 효율이 높아집니다
• 채팅 내용이 자동으로 기록되므로 나중에 중요한 정보가 누락되거나 잊혀질 가능성을 줄일 수 있습니다.

투명한 작업 관리 및 추적

• 프로젝트의 진행 상황을 한눈에 볼 수 있는 기능을 제공하여 모든 팀원이 프로젝트 현황을 파악할 수 있습니다.
• 할 일 목록 및 마감일을 효과적으로 관리하여 업무 우선순위를 정할 수 있습니다.

문서 공유 및 협업

• 문서나 파일을 쉽게 공유하고 여러 사용자가 동시에 편집할 수 있어, 중복 작업을 피하고 원활한 협업이 가능합니다.
• 클라우드 기반의 문서 작성 툴을 사용하면 언제 어디서나 실시간으로 문서를 공동 편집할 수 있습니다.

4. 시간 및 비용 절감

• 불필요한 회의나 이메일을 줄일 수 있으며, 물리적으로 떨어져 있는 팀원들과도 원활한 협업이 가능합니다.

다우오피스 협업 기능 - 일정별 업무 진행률, 현황 확인

 

단점

숙지 시간 필요

• 모든 팀원이 새로운 협업툴에 적응하고 사용법을 숙지하는 데 시간이 필요할 수 있습니다.

비용 문제

• 유료 서비스의 경우 비용이 발생할 수 있어 예산에 부담이 될 수 있으며, 무료 버전의 기능이 제한적일 수 있습니다.

데이터 보안 우려

• 클라우드 기반 서비스의 경우 데이터 유출이나 해킹의 위험이 존재하기에, 민감한 정보를 다룰 때 보안이 중요한 이슈가 됩니다.

과부하

• 너무 많은 알림과 메시지가 쌓이면 오히려 업무 집중력 저하를 불러올 수 있으며, 불필요힌 알림으로 중요한 정보가 묻힐 위험이 있습니다.

 

5. 협업툴 기능 Works 와 그룹웨어 기능을 모두 포함한 올인원 업무플랫폼 다우오피스

최근. 많은 기업들에서는 협업·소통 기능 중심의 협업툴을 넘어서

경리, 회계, 인사, 전자결재 등 비즈니스 운영에 활용할 수 있는 그룹웨어 기능이 모두 가능한 시스템을 원하고 있습니다.

 

따라서 다우오피스와 같이 회계, 인사, 경비처리, 경영지원 등 업무와 협업을 돕는 총 35가지의 기능으로 구성되어 

협업툴 기능을 제공함과 동시에 그룹웨어 기능까지 모두 갖춘 올인원 업무 플랫폼의 도입이 증가하는 추세입니다.

 

다우오피스에서는 업무에 필요한 앱을 쉽게 골라 활용할 수 있는 특허 받은 협업 기능, Works를 제공하는데요. 🤓

그럼 맞춤형 협업툴 Works의 주요 기능에 대해 알아볼까요?

 

 

코딩 없이 쉬운 맞춤형 기능

• 기업에 필요한 기능을 코딩 없이 쉽게 만들어 인력과 비용을 절감할 수 있으며,
• 사용중에도 자유로운 수정이 가능하여 업무 프로세스에 최적화된 활용이 가능합니다.

 

700여 개의 무료 비즈니스 앱 무제한 제공

• 다양한 업종, 부서에서 실제 사용중인 700개 이상의 업무 템플릿을 무료로 제공하며,
• 새로운 비즈니스 앱이 필요하다면 원하는 방식에 맞추어 만들 수 있습니다.

 

업무 목적에 맞게 다양한 형태로 데이터 활용 가능

• 리스트/간트/캘린더 뷰를 제공하여 다양한 형태로 데이터를 관리할 수 있고,
• 리포트 기능을 통해 데이터를 기반으로 보고서를 만들거나 메일로 보낼 수 있습니다.

 

 

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핵심 요약

협업툴이란 무엇인가요?

협업툴(Collaboration Tool)이란 팀원들이 효율적으로 소통하고 작업을 수행할 수 있도록 돕는 소프트웨어입니다.
프로젝트 관리, 실시간 커뮤니케이션, 파일 공유, 업무 자동화 등 다양한 기능을 제공하여 원격 근무나 하이브리드 워크 환경에서 사용이 증가하고 있습니다.

 

협업툴과 그룹웨어의 차이점은 무엇인가요?

협업툴은 주로 특정 팀이나 프로젝트의 효율적인 협업을 돕기 위한 소프트웨어로, 실시간 소통과 파일 공유, 프로젝트 관리에 초점을 맞춥니다.
반면, 그룹웨어는 전사적인 통합 관리 시스템으로, 이메일, 캘린더, 문서 관리, ERP, HR 관리 등 다양한 기능을 포함합니다.

 

 

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