그룹웨어 정의, 필요성, 주요기능, 검토사항 총정리!

(feat. 그룹웨어 '알못'에서 '잘알'되기!)





그룹웨어는 무엇이고, 왜 필요할까요?

다수의 사용자들이 정보와 프로세스를 공유하면서 함께 일할 수 있도록 지원하는 협업 응용(Collaborative Applications) SW 분야에는 그룹웨어, (Groupware : EmailApplications and Team Collaborative Applications) 기업용 SNS(EnterpriseSocial Network Service), 지식/문서 관리(Knowledge Management) 솔루션 등의 다양한 응용 SW 제품군이 존재합니다. 그 중 ‘그룹웨어’ 란 무엇일까요?



그룹웨어(Groupware)는 조직 구성원들이 의사 소통, 업무 전달, 정보 공유 및 의사 결정 등의 업무 활동을 원활하게 수행할 수 있도록 지원하는 협업 SW로, 사용자들이 오피스 소프트웨어를 사용하여 작성한 문서 자료를 조회, 열람 및 공유하는 문서 유통 업무와 저장, 인계, 폐기 등의 문서 관리 업무를 수행할 수 있도록 지원합니다. 초기에는 이메일, 게시판, 전자결재, 문서함, 주소록, 일정관리 등의 기본 기능위주로 개발되었으나, 이후 설비예약, 설문/투표, 회의관리, 근태관리, 메신저, 화상회의, 웹 저장소 등의 다양한 기능을 함께 제공합니다.



그룹웨어 왜 필요한가요?
출처 : 글로벌 사용 SW백서 - 기업용SW (2017/IITP)


그룹웨어를 활용하면 기업의 업무를 정형화하여 효과적으로 관리함으로써 신속한 의사결정을 내릴 수 있으며,
대규모 자료 처리 및 구성원간의 원활한 정보 공유를 통해 기업의 업무 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
다시말해,
▶ 그룹웨어는 사람(People), 프로세스(Process), 정보(Information)의 연계를 지원하는 전사적 인프라이며 의사소통(Communcation) 환경입니다.

▶ 언제 어디서나 정보와 어플리케이션, 협업 시스템에 접근할 수 있는 역할 기반의 유기적 환경을 제공합니다.
▶ 포털, 커뮤니케이션 기술, 업무 관리, 콘텐츠 관리 등의 다양한 협업 솔루션을 통해 기업 구성원들에게 다양한 콘텐츠를 다양한 환경에서 제공하기 때문에 기업의 업무 생산성을 향상 시킬 수 있습니다.

그렇기 때문에 그룹웨어는 기업에 꼭 필요한 소프트웨어 입니다.

그룹웨어 제공하는 주요기능은?

그룹웨어는 기업 내외부 조직과의 업무 협력이 용이하게 하고, 기업의 업무 정보 자산의 효율적인 활용을 위하여 전자우편, 게시판, 결재, 문서함, 일정관리, 설비예약, 설문/투표, 주소록, 웹 저장소 등의 협업 기능을 제공합니다.




그룹웨어의 기술동향 및 발전방향
출처 : 글로벌 사용 SW백서 - 기업용SW (2017/IITP)

요즘 ‘핫’한 그룹웨어들의 기술동향을 파악하는 것은 매우 중요합니다. 최근 클라우드 기반의 웹 서비스 수요가 기업용 시장으로 빠르게 확산 됨에 따라 기업들의 모바일 업무 환경 도입이 확대 되고 있으며, 기업 내 업무용 SNS 활용 요구 증가 등의 환경 변화로 클라우드 기반의 웹 서비스 시장이 확산되고 있습니다. 그 밖에도 앞으로 그룹웨어 기능에 어떤 변화가 있을지 함께 알아보실까요?

모바일 오피스 도입 확산에 따른 모바일 그룹웨어 수요 증가

모바일 오피스, 스마트워킹 환경 구축을 위한 기업들의 투자 증가가 모바일 그룹웨어에 대한 수요 확대로 연결되고 있습니다. 또한 메일, 결재 등의 업무 외에 자재 조회, 영업 관리 등 현장지원 업무로 모바일 업무 영역이 확대되며 제공 기능 또한 다양해 지고 있는 추세 입니다. 다우오피스의 경우 모바일을 완벽하게 지원하고 있으며, Works 기능을 통해 영업관리, 구매, 재고, 계약 관리 등의 다양한 유형의 업무를 처리할 수 있는 기능을 제공하고 있습니다.

소셜 비즈니스 도입 확대에 따른 그룹웨어와 SNS 기능 결합의 가속화

조직 내·외부(직원, 파트너, 고객) 협업 증진의 새로운 대안으로 기존 그룹웨어에 SNS 기능을 추가하여 도입하거나 그룹웨어와 SNS 기능이 결합된 솔루션에 대한 수요가 확대되고 있습니다. 다우오피스의 경우 최신의 UI가 적용된 신규 PC메신저를 지원하고 있으며, 모바일과 PC메신저 간의 완벽한 호환으로 언제 어디서나 쉽고 빠르게 조직 내부 직원들과의 원활한 소통을 할 수 있습니다.

기업용 업무 협업 시스템에 인공지능 기계학습 기술의 접목

향후 인공지능 시스템 시장은 연평균 50% 이상의 고속 성장세를 보이며 시장 규모가 크게 확대될 전망이며, 인공지능은 빅데이터, 사물인터넷, 소셜 분석 등과 결합되어 전 산업에 파급될 전망입니다. 이러한 시장 변화에 따라 마이크로소프트와 같은 글로벌 기업들은 사용자의 업무 환경에 맞추어 필요한 정보를 제공해주는 인공지능 기술을 기업용 업무 시스템에 적용할 계획이라고 합니다. 다우오피스도 다양한 협업 기능 내에 빅데이터를 활용한 패턴 분석 기능을 제공하고, 맞춤 정보를 제공해 드릴 수 있도록 인공지능과 관련하여 연구중에 있습니다.

사물 인터넷(IoT) 기반 스마트 오피스 환경 구축

그룹웨어 업체들은 기업 환경에서 근거리 무선통신 기술인 비콘을 기반으로 직원의 위치이동 정보를 수집해 협업부서 방문기록(빈도, 시간 등)을 분석하는 기술을 그룹웨어와 접목해 효율적인 업무 환경을 제공하기 위하여 사물 인터넷(IoT) 기반의 스마트오피스 솔루션으로 발전시킬 계획이라고 합니다. 다우오피스의 경우에도 모바일 근태기능을 통해 출퇴근 관리가 가능한데요, 부정 출퇴근을 방지하기 위해 직원들의 위치정보(GPS)를 기반으로 보다 정확한 출/퇴근 관리가 가능합니다.

그룹웨어 도입 시 필수 체크리스트

그​룹웨어 도입을 고려하고 계신다면 단순히 제품 기능만 고려해서는 안됩니다.제공되는 기능이나 사용자 후기 외에도 반드시 검토 / 체크해야 하는 것이 있는데요, 그룹웨어 도입 시 필수 검토사항 5가지에 대해서 말씀드리도록 하겠습니다.

1. 고객지원



좋은 그룹웨어를 도입 했지만 사후 관리가 되지 않는다면 더 큰 문제가 생길 수 있습니다. 다우오피스의 경우 ‘고객 케어 라운지’를 통해 온라인으로 각종 기술지원 요청 및 확인 뿐만 아니라 다양한 고객지원 현황을 확인할 수 있도록 제공해 드립니다. 실시간 채팅 서비스도 다른 그룹웨어에서는 찾아볼 수 없는 다우오피스만의 특별한 고객케어 시스템인데요, 그룹웨어를 사용하면서 궁금한 점이나 개선 사항 등에 대해서 실시간으로 문의 / 답변을 받을 수 있습니다.

2. 개발사의 안정성 및 보안



스마트워킹을 지원하는 서비스는 본질적으로 모든 데이터를 중앙에 집중시킨 후 단말기에서 접근하는 구조를 가지고 있습니다. 이 때 단말기가 위치하는 장소는 이용자가 있는 물리적인 제한이 없는 곳이기 때문에 보안이 필요한 정보에 대한 접근관리가 필요합니다. 또한 재택근무의 경우, 업무 환경이 제3자의 접근에 쉽게 노출되어 있음을 감안하면 접근 절차에 대한 제한과 관리가 철저히 이루어져야 합니다. 다우오피스 근태관리는 다우오피스는 계정보안(세션ID검증, IP접속차단설정,비밀번호 암호화, 동시접속 자동 로그아웃 등), 메일보안, 서비스보안 등의 다양한 보안 기능을 통해 안심하고 사용할 수 있습니다. 국내 대표 IT 전문기업이자 7개의 상장사를 보유 (연결매출 1조 이상)한 그룹, 다우기술에서 만든 솔루션이니 안정성은 말할 것도 없구요.

3. 업그레이드 정책



요즘 같이 기술이 빠르게 변화하는 시대에 그룹웨어 기능이 제자리에 머물러 있다면, 오히려 직원들은 그룹웨어 사용에 불편함을 느낄 수도 있습니다. DO CARE의 핵심, ‘정기 무상 업그레이드’는 기존의 다른 그룹웨어 업체와는 차별화 되는 유일무이한 다우오피스의 혜택입니다. 모든 업그레이드 기능들은 다우기술이 직접 개발하고 일정기간 동안 다우기술 사내 (600명의 임직원)에 적용한 후 고객사에 배포합니다. 고객사에서는 가장 안정적이고 최신 버전 사용으로 다양한 환경변화에 별도의 비용부담 없이 대응이 가능합니다.

4. 웹표준 준수여부



스마트워킹 환경에서 사람들은 다양한 장소에서 업무를 하게 됩니다. 이 때 모든 네트워크 환경을 개별적으로 지원하는 것은 불가능합니다. 따라서 국제 표준을 기반으로 하여 서비스를 제공해야 다양한 환경지원이 가능해 업무를 매끄럽게 수행할 수 있습니다. 또한 웹 표준의 준수는 스마트폰을 비롯한 다양한 모바일 기기에서의 접속까지 손쉽게 지원할 수 있습니다. 다우오피스는 웹 표준 개발로 멀티 브라우저 (Multi Browser) 호환이 가능하며 에디터 역시 웹 표준을 준수하는 HTML 5기반 에디터를 제공 하고 있습니다. 또한 다양한 OS를 지원하고 다국적 기업을 위해 업계최초! 5개 국어 언어를 기본으로 지원하고 있습니다.

5. 모바일 지원



모바일 기기의 특성 중에서 가장 대표적인 것은 ‘휴대성’이라 할 수 있습니다. 따라서 간단한 정보의 열람과 중요 항목의 알림 서비스 등은 모바일 환경에 특화된 서비스라고 할 수 있습니다. 또한 같은 시간대에 근무하는 확률이 적은 구성원 간 실시간 연결을 도와주는 것은 모바일 기기만이 제공할 수 있는 가치일 것입니다. 다우오피스는 출시 당시부터 모바일에 강한 그룹웨어로 언제 어디서나 업무를 처리 할 수 있도록 모바일에 최적화된 기능을 제공하고 있습니다. 각종 알람은 물론이고, 전자결재, 근태관리, 대화 등 PC에서 제공되는 기능을 100% 모바일에서도 활용 할 수 있습니다.



※ 어떤 그룹웨어를 도입해야할지 비교하고 계신가요?

그룹웨어을 알아보시는 분이시라면, 어떤 그룹웨어를 도입해야 할지 어떤 제품들이 시장에 있는지
하나부터 열까지 일일히 찾아보셔야 하는 번거로움이 있으실 텐데요,
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